Archives communales et intercommunales

Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données numériques, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (article L211-1, code du Patrimoine).

Les archives qui procèdent de l’activité des collectivités territoriales et de leurs groupements sont des archives publiques (article L. 211-4, Code du patrimoine), et répondent donc à des règles de gestion particulières. Elles sont notamment imprescriptibles et inaliénables.

Le Code du patrimoine dispose que les communes et les groupements de communes sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur (articles L212-6 et L212-6-1, code du patrimoine).

La gestion des archives est  organisée dans  l’intérêt public en ce qu’elle permet d’assurer la bonne marche de l’administration, la préservation des preuves juridiques et, à terme, la constitution d’une mémoire commune.

De là découlent un certain nombre d’obligations que doivent respecter ces collectivités. Les Archives départementales ont pour missions de vérifier que les conditions d’une bonne gestion sont réunies, mais également d’accompagner les collectivités.

Sauf exception, notamment en matière de dépôt, les obligations qui pèsent sur les communes valent pour les groupements de communes. 


Votre interlocuteur : les Archives départementales du Puy-de-Dôme

Contrôle et conseils

Le directeur des Archives départementales, par délégation du Préfet, exerce le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales. Il s’agit principalement de s’assurer de la bonne gestion et de la bonne conservation des archives publiques.

Ce contrôle s’exerce à distance, sur pièce, lors de la délivrance du visa préalable à toute destruction d’archives publiques, lors du récolement réglementaire qui suit un nouveau mandat communal ou lorsqu’un avis technique doit être rendu (reliure-restauration de registres, aménagement d’un local d’archives).

Le contrôle s’effectue également sur place, lors d’une visite d'inspection. Cette visite est l’occasion de faire le point sur une situation, d’en envisager les points forts et les pistes d’amélioration, pour permettre à la collectivité de répondre au mieux à ses missions de service public. A l’issue de cette rencontre, un état des lieux est dressé, et plusieurs préconisations peuvent être données, pour améliorer la politique d’archivage de la collectivité.

Sur tous les sujets liés à l’archivage, les Archives départementales sont le partenaire des communes et de leurs groupements. Obligatoire, la gestion des archives peut être complexe à mettre en œuvre. Les Archives départementales peuvent conseiller sur tous les aspects de l’archivage et proposer des solutions adaptées aux ressources de chaque collectivité.


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L’appui matériel des Archives départementales : dépôt et numérisation

Afin d’assurer la conservation des archives communales, la loi (article L. 212-11, Code du patrimoine) prévoit que les archives anciennes des communes de moins de 2000 habitants sont déposées aux Archives départementales. Ce dépôt concerne les documents destinés à être conservés à titre définitif de plus de 50 ans (120 pour les registres d'état civil).

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent, par convention, déposer leurs archives aux Archives départementales (article L. 212-11, Code du patrimoine).


Dans tous les cas, la collectivité reste propriétaire des documents mais les coûts de classement, de conservation et de communication sont assumés par le Conseil départemental.


Le législateur introduit toutefois la possibilité pour la commune de conserver elle-même, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, ses archives ou de les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

 

Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme propose en outre, aux communes qui le souhaitent, la numérisation gratuite des principaux registres des collections communales (registres déposés et régistres plus récents) : registres paroissiaux, de délibérations du conseil municipal, d’arrêtés, du CCAS…

 

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Cette numérisation constitue une sauvegarde à double titre : elle permet à la fois la conservation pérenne des informations contenues dans les registres et celle des documents  originaux, qui seront manipulés moins fréquemment. La numérisation offre également des facilités de communication des archives publiques.


La gestion des archives communales et intercommunales

Gérer les documents

Le maire ou le président de l'exécutif est responsable des documents que la collectivité reçoit ou produit. Leur bonne gestion au quotidien au sein des services permet un gain de temps et d’efficacité dans la circulation de l’information et prépare les opérations de classement définitif ou d’élimination des archives qui n’ont plus d’utilité administrative.

Des outils d'aide sont disponibles : les circulaires élaborées par les Archives de France, recensent les documents produits dans un domaine donné, leurs durées d’utilité administrative (durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur) et le sort final à appliquer à ces documents (élimination, conservation intégrale ou partielle dans les archives de la collectivité).

Au terme de cette sélection, les archives sont soit versées définitivement aux archives communales ou communautaires (ou dans le local d'archives définitives), soit éliminées.

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales. L’autorité territoriale qui souhaite détruire des dossiers établit donc un bordereau d'élimination qui doit contenir une description sommaire des dossiers ou registres, les dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires ou aux tableaux de gestion et indiquer le métrage correspondant.


Le maire ou le président, atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. Conservez soigneusement le bordereau d'élimination après visa. La destruction matérielle des documents incombe au service producteur qui doit s'assurer de la confidentialité de l'opération.


Conserver

Un des défis majeurs des communes et groupements de communes  est d’assurer la conservation pérenne, sans limite de temps, des documents dont ils assument la responsabilité.

La salle d’archives doit être adaptée à cet enjeu. Sa conception et son aménagement suivent des règles particulières. Le local d’archivage doit ainsi être réservé à cet usage, sécurisé et situé dans un bâtiment public. Les documents sont rangés et conditionnés avec soin.

Tout projet de création ou d’aménagement d’un local d’archives doit être transmis  au Préfet (article R. 1421-6, code général des collectivités territoriales). Les Archives départementales rendront un avis technique sur le projet.

La bonne conservation des documents peut également passer par des actions de restauration ou de reliure. 

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Communiquer

La communication des archives est un droit (article L. 213-1, Code du patrimoine et loi CADA). Toutefois, la législation introduit un certain nombre de limitations (article L. 213-2, Code du patrimoine) qui visent à protéger des informations particulières (vie privée, informations médicales…). Il appartient au détenteur des archives de déterminer la communicabilité des documents qui lui sont demandés.

La communication matérielle des archives doit se faire sous la surveillance d’un agent et exclusivement dans l’enceinte de la mairie. 


Les Archives départementales sont là pour vous aider et vous conseiller dans vos démarches. Les visites et conseils prodigués dans ce cadre relèvent d’une mission de service public et sont gratuits. Nous vous invitons à contacter les Archives départementales du Puy-de-Dôme pour toute question relative aux archives des communes et des groupements de communes.


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