Archives des administrations et des établissements publics

La conservation des archives publiques est organisée dans l’intérêt général : elle permet à la fois de garantir l’accès des citoyens aux documents administratifs et aux données nominatives les concernant, et de rendre accessible une source irremplaçable pour la recherche historique.

Cet intérêt justifie l’intervention du législateur pour garantir leur pérennité et leur accessibilité : la loi vous impose donc le versement aux Archives départementales des documents dont l’intérêt historique et/ou juridique le justifie et ce, à l’expiration de leur utilité d’usage (article R 12.16 du code du patrimoine). Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles ; elles font partie du domaine mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat : vous devez donc avant toute destruction obtenir un visa d’élimination auprès des Archives départementales.



 

Zoom sur les archives notariales

Les minutes et répertoires des notaires sont des archives publiques dont la loi prescrit la conservation définitive dans les dépôts d’archives départementaux. A l’issue d’une période de 75 ans, les minutes et répertoires sont donc versés aux Archives départementales pour y être mis à disposition du public. Les autres archives produites par les offices notariaux (dossiers de clients, comptabilité…) ne sont pas des archives publiques.


Gérer vos dossiers dans votre service

Vous êtes responsables des documents que vous recevez ou produisez. Leur bonne gestion au sein de votre service garantit un gain de temps et d’efficacité dans la circulation de l’information, une utilisation rationnelle des espaces de travail et facilitera les éliminations et versements aux Archives départementales. 

Des outils sont disponibles pour vous aider : des tableaux de gestion, élaborés par les administrations centrales, recensent les documents produits dans un domaine donné, leurs durées d'utilité administrative (durée légale ou pratique pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur) et le sort final à appliquer à ces documents (élimination, conservation intégrale ou partielle aux Archives départementales. A défaut, les Archives départementales peuvent vous aider à en élaborer un.

Les Archives départementales sont là pour vous aider et vous conseiller dans vos démarches. Les visites et conseils prodigués dans ce cadre relèvent d'une mission de service public et sont gratuits : n'hésitez pas à nous contacter.



 

Zoom sur les archives numériques

Les archives numériques sont des archives publiques au même titre que le papier et répondent aux mêmes règles. Il peut s’agir de bases de données, de fichiers numériques, de messages électroniques, de documents papier numérisés…
Leur spécificité implique des méthodes de traitement particulières afin de garantir leur authenticité et leur lisibilité dans le temps. Contactez les Archives départementales qui étudieront avec vous la mise en place de procédure. Il est important notamment de le faire avant la mise en place de toute nouvelle application


Verser aux Archives départementales ou éliminer

Préparer un versement

- Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement (les regrouper selon les différentes activités du service, vérifier la cohérence entre le titre du dossier et son contenu, vérifier l'exactitude des dates extrêmes...)

  • conditionner les dossiers en boîtes solides et les numéroter de 1 à n
  • rédiger le bordereau de versement

- Contacter les Archives départementales

  • envoyer le bordereau de versement (par messagerie ou voie postale) ;
  • après vérification du bordereau par les Archives départementales, la date de transfert des documents aux Archives départementales sera fixée conjointement. Le transfert est à la charge du service versant. Dans la mesure du possible, charger les boîtes dans le véhicule dans l'ordre décroissant des numéros en commençant par le dernier.

- Prise en charge aux Archives départementales

  • après vérification de la cohérence entre le bordereau et les boîtes, le versement est rangé dans les magasins d'archives ;
  • le versement est porté au registre des entrées. Une cote lui est attribuée, celle-ci figure sur le bordereau de versement ;
  • le retour au chef du service versant d'un exemplaire dûment signé du bordereau clôt les opérations de versement. Cet exemplaire est conservé par le service en vue des besoins ultérieurs de consultation des dossiers.


Préparer une élimination

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales qui décharge le service de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents (article L 212-2 du code du patrimoine). Le chef du service qui souhaite détruire des dossiers établit donc un bordereau d'élimination qui doit contenir une description sommaire des documents, les dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires ou aux tableaux de gestion et indiquer le métrage correspondant.



Le chef de service atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. Conservez soigneusement le bordereau d'élimination après visa. La destruction matérielle des documents incombe au service producteur qui doit s'assurer de la confidentialité de l'opération.



 

Zoom sur l’externalisation: comment externaliser la conservation intermédiaire de vos dossiers ?

Le Code du patrimoine donne la possibilité aux services de l’Etat, collectivités territoriales et leurs groupements et aux établissements publics d’externaliser leurs archives publiques.
Il va s’agir en fait de confier à un prestataire extérieur la conservation intermédiaire des documents dits courants ou intermédiaires, (dossiers « vivants » ou qui n’étant plus d’un usage courant, doivent encore être conservés pour des raisons administratives, comptables ou juridiques).
Néanmoins, le caractère public de ces documents, ainsi que la possibilité qu’ils deviennent à terme des archives historiques susceptibles d’être versées aux Archives départementales font que cette procédure est encadrée par différentes modalités et placée sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat, en l’occurrence le Directeur des Archives départementales.

Si vous souhaitez vous tourner vers cette solution, consultez la fiche conseil.




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Vos interlocuteurs

 

Service des fonds clos (séries modernes, 1800-1940) :

Christine Thomas 04.73.23.45.85

Service des archives notariales :

Julien Vazeilles 04.73.23.40.92

Service de la bibliothèque historique :

Solange Gauvin 04.73.23.45.83

Service de la collecte (archives postérieures à 1940) :

Anne Foulon 04.73.23.40.93
(Agriculture, environnement, équipement, transports, logement, enseignement, jeunesse et sports, travail, emploi et formation professionnelle, chambre de commerce et d'industrie, La poste)

Anne Foulon 04.73.23.40.93 ou Christelle Perronnet 04.73.23.40.94
(Services de police, justice et établissements pénitentiaires, armée et anciens combattants)

Christelle Perronnet 04.73.23.40.94
(Préfectures, sous-préfectures, économie, industrie, finances, commerce, Banque de France)

Marie-Annick Imbert 04.73.23.40.98
(Conseil régional, Conseil départemental, santé, affaires sociales et culture)