Recherches par correspondance

Demandes de copie de documents

La liste ci-dessous correspond aux actes les plus souvent demandés, n'hésitez pas à nous contacter pour toute autre demande. 

Outre les frais de photocopies, il vous sera demandé une somme forfaitaire minimale de 5 euros pour tout envoi de documents.

Les demandes doivent être faites par écrit. Aucune demande par téléphone ne sera acceptée.

Adresse postale : 

Archives départementales du Puy-de-Dôme
75 rue de Neyrat
63100 CLERMONT-FERRAND

ou par le formulaire en bas de cette page

 

Pour les demandes de copies de document motivées par les nécessités de procédures administratives et judiciaires, il convient de motiver votre demande et, le cas échéant, de fournir les justificatifs nécessaires à l'obtention de documents qui, en vertu de l'article L 213-2 du Code du patrimoine (loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives) pourraient ne pas être communicables.

Afin que votre demande soit prise en compte, il est indispensable d'indiquer tous les éléments nécessaires : 


ÉTAT CIVIL

Pour obtenir une copie d’actes d’état civil de plus de soixante-quinze ans, il faut indiquer le nom, le prénom de la personne, la date précise (année, jour, mois) et le lieu (nom complet de la commune et le cas échéant nom de la paroisse) de l’acte recherché. Tous les registres de plus de 75 ans n’ont pas été versés aux Archives : l’inventaire des registres conservés par les Archives est disponible dans l’État général des fonds.


MINUTES NOTARIALES

Pour obtenir une copie d’actes notariés de plus de cent ans, il faut indiquer le type d’acte, le nom des parties, la date précise de l’acte, le nom et le lieu d’exercice du notaire. La liste des notaires dont les Archives conservent des minutes est disponible dans l’Etat général des fonds.


FICHES MATRICULES

Pour obtenir une copie des fiches matricules (états de services militaires), il faut indiquer le nom, le prénom de la personne, la date et le lieu de naissance. Si l’acte recherché concerne une personne décédée depuis plus de 25 ans, le demandeur doit joindre à son courrier l’acte prouvant la date du décès. Si l’acte recherché concerne une personne dont la date de décès n’est pas connue ou décédée depuis moins de 25 ans et née depuis moins de 120 ans, le demandeur doit joindre à son courrier les preuves de sa parenté avec celle-ci.


Les Archives départementales conservent les registres matricules jusqu’à la classe 1940. Vous devez vous adresser au Service Historique de la Défense - Centre des archives du personnel militaire (place de Verdun Caserne Bernadotte 64023 PAU Cedex) pour obtenir les fiches matricules postérieures à 1940.

Jusqu’à la classe 1921, les registres-matricules sont consultables en ligne.


ARCHIVES JUDICIAIRES

Pour obtenir la copie d’un jugement, il faut indiquer le type de jugement, les personnes concernées, la date précise du jugement et le tribunal devant lequel il a été passé.

 

Dans le cas d’un jugement de divorce, il est impératif de fournir la copie d’une pièce d’identité car seules les personnes directement concernées par le jugement (celles citées par le jugement en tant que partie) peuvent en obtenir la copie complète.

À défaut de pièce d’identité, ou pour toute autre personne non directement concernée, et en application de l’article 1082-1 du Code de Procédure Civile, les attendus seront masqués car seul le dispositif du jugement en matière de divorce est communicable.


CADASTRE

Pour obtenir une copie d’extrait de plan cadastral (cadastre rénové), il faut indiquer le nom de la commune, la lettre de section et le numéro de parcelle en vigueur à l’époque du plan recherché.

Les plans du cadastre napoléonien sont consultables sur le site internet.


RELEVÉ DE NOTES

Pour obtenir une copie de relevé de notes d’examen, il faut indiquer la série (pour le baccalauréat), la date d’obtention, ses nom (nom de jeune fille) et prénom, sa date de naissance et, le cas échéant, le centre d’examen. Il est impératif de joindre une copie de la pièce d’identité. Nous ne délivrons pas de certificats de scolarité.


HYPOTHÈQUES

Les Archives départementales ne conservent pas la documentation hypothécaire postérieure à 1955. Au cas où des actes auraient été passés après cette date, il convient de prendre contact avec la conservation des hypothèques concernée.

 

La copie d’un relevé de formalités hypothécaires peut être obtenue grâce aux documents numérisés figurant sur notre site internet : [lien vers les archives numérisées / hypothèques]

Pour qu’une copie de transcription hypothécaire puisse être envoyée, il est indispensable de communiquer précisément la Conservation des hypothèques concernée (Ambert, Issoire, Clermont-Ferrand, Riom ou Thiers), le numéro de volume et le numéro d’acte, la date et la nature du document transcrit.

Les fiches d’immeuble sont établies à partir du fichier immobilier créé en 1956. Ce dernier est toujours détenu par la Conservation des hypothèques concernée.


DECLARATIONS DE SUCCESSIONS

Les copies des déclarations de successions peuvent être obtenues après une recherche préalable dans les archives des bureaux de l’Enregistrement (tables de succession) disponibles en ligne : [lien vers les archives numérisées / enregistrement]


AIDE AUX CHÔMEURS CRÉANT OU REPRENANT UNE ENTREPRISE

Pour obtenir une copie d’attestation du bénéfice de l’aide aux chômeurs créant ou reprenant une entreprise (mesure ACCRE), il est nécessaire de fournir le nom (nom de jeune fille), le prénom, la date et le lieu de naissance de l’intéressé, le nom et l’adresse de l’entreprise ainsi qu’une copie d’une pièce d’identité.

Les dossiers antérieurs au 1er avril 1984 étaient gérés par les ASSEDIC. Les Archives départementales ne conservent aucun dossier en provenance des ASSEDIC. Contacter le Pôle Emploi dans le ressort duquel se situait votre entreprise.


A SAVOIR

COPIES CERTIFIÉES CONFORMES

L’article 1 du décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 (portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives) stipule « Les administrations, services et établissements publics de l'Etat ou des collectivités territoriales ou les entreprises, caisses et organismes contrôlés par l'Etat ne peuvent exiger, dans les procédures administratives qu'ils instruisent, la certification conforme à l'original des photocopies de documents délivrés par l'un d'entre eux […]. Toutefois, les administrations et services mentionnés au premier alinéa du présent article continuent à certifier conformes, à la demande des usagers, des copies demandées par des autorités étrangères ».

 

Si la copie certifiée conforme est indispensable, il convient de nous adresser un courrier en y mentionnant les motivations précises.


demande de renseignement sur les fonds

Pour les demandes effectuées dans le cadre de recherches à caractère historique, les Archives départementales n’effectuent en aucun cas les recherches à la place du demandeur, mais donnent des indications de cotes en fonction des éléments mentionnés dans les inventaires existant au moment de la demande.



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